System obsługi zgłoszeń sygnalistów
Zarządzanie procesem anonimowego zgłaszania naruszeń oraz rejestr czynności naprawczych.
System ochrony sygnalistów wymaga, aby procedura była prowadzona w sposób przejrzysty i bezpieczny dla zgłaszającego. Ze względu na specyficzne wymagania funkcjonalne oraz wysoki poziom bezpieczeństwa danych, wiele firm decyduje się na wdrożenie dedykowanego narzędzia do obsługi zgłoszeń sygnalistów.
OPIS DZIAŁANIA OPROGRAMOWANIA DO OCHRONY OCHRONY SYGNALISTÓW
OXARI Sygnalista to nowoczesne narzędzie zapewniające bezpieczny system zgłaszania nieprawidłowości zgodnie z wymogami dyrektywy o ochronie sygnalistów w zakresie naruszenia prawa europejskiego i rady UE. System zawiera gotowe scenariusze obsługi procesu zgłaszania nieprawidłowości, podejmowania działań następczych oraz unikalne mechanizmy w sprawie ochrony osób zgłaszających. Osoba zgłaszająca (Sygnalista) otrzymuje do dyspozycji dedykowany adres strony internetowej służący do dokonywania zgłoszeń oraz przesłania informacji na temat naruszenia. Rejestracja zgłoszenia może nastąpić w miejscu pracy lub z dowolnego urządzenia mającego dostęp do sieci internetowej.
Dyrektywy unijne o ochronie sygnalistów
Wdrożenie systemu OXARI w zakresie rejestracji nieprawidłowości spełnia również wymagania prawa unijnego oraz certyfikacji ISO37002 mówiących o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. OXARI Sygnalista to rozwiązanie łączące technologię i wieloletnie doświadczenie we wspieraniu organizacji w zapewnieniu zgodności działalności z aktualnymi wymogami prawnymi oraz procesami biznesowymi.
Dyrektywa ma również za zadanie chronić sygnalistę przed pośrednimi lub bezpośrednimi konsekwencjami zgłoszenia naruszenia prawa UE, takimi jak zwolnienie z pracy, przymusowy urlop czy obniżenie wynagrodzenia.
OCHRONA SYGNALISTÓW
– jak wygląda proces rejestracji naruszenia
Zgłoszenie naruszenia
1. Zapoznanie z regulaminem zgłoszenia naruszeń
2. Rejestracja naruszenia poprzez anonimowy formularz (brak logowania użytkownika, generowanie indywidualnego tokenu dostępowego)Przyjęcie zgłoszenia
1. Zapis zgłoszenia w bezpiecznej bazie danych
2. Ograniczenie dostępu do zgłoszenia dla wybranej grupy osób w środowisku zawodowymAnaliza zasadności zgłoszenia
Wstępna analiza zasadności zgłoszenia oraz ocena wpływu na organizację
Działania następcze
1. Wdrożenie środków naprawczych według ustalonego planu działania
2. Dokumentacja zdarzenia oraz zastosowanych środkówZamknięcie i archiwizacja zgłoszenia
Zamknięcie zgłoszenia wraz z przeniesieniem do archiwum
Korzyści obsługi procesu anonimowego zgłaszania naruszeń przez OXARI Sygnalista
-
Zgodność z dyrektywą UE oraz ISO
Ochrona konsumentów oraz spełnienie wymagań prawa unijnego oraz certyfikacji ISO37002 w zakresie rejestracji, obsługi oraz terminu zakończenia postępowania. -
Anonimowość
-
Bezpieczeństwo
Pełne bezpieczeństwo danych dzięki wewnętrznemu szyfrowaniu kluczowych informacji dotyczących naruszenia oraz komunikacja z wykorzystaniem protokołu HTTPS. -
Przejrzystość
Wsparcie dla sygnalisty w zakresie aktualnego stanu zgłoszenia (unikalny token dostępowy) oraz zapewnienie bezpiecznego kanału komunikacji (pytania, odpowiedzi, konsultacje, informacja o podjętych działaniach następczych). -
Oszczędność czasu
Krótki czas wdrożenia oraz uruchomienia produkcyjnego dzięki użyciu dedykowanych funkcji systemu dla procesu przyjmowania zgłoszeń.
Korzyści wdrożenia
systemu OXARI
Sygnalista
Zobacz obsługę procedury naruszenia w OXARI 
OXARI Sygnalista – funkcjonalny rejestr zgłoszeń dla sygnalistów
Oprogramowanie dla sygnalistów od OXARI to funkcjonalny rejestr naruszeń spełniający obowiązujące wymagania prawne. System do obsługi sygnalistów pozwala znacznie zwiększyć bezpieczeństwo organizacji oraz umożliwia podjęcie szybkiej reakcji w przypadku wystąpienia niepożądanych incydentów.
Nowoczesny system ochrony sprawia, że sygnaliści mogą czuć się bezpiecznie – program gwarantuje każdemu zgłaszającemu pełną anonimowość. Dzięki Sygnalista App każda osoba pracująca w organizacji może za pomocą sieci internetowej przesłać zgłoszenie do osób odpowiedzialnych za ich rejestrowanie i przetwarzanie. Funkcjonalna aplikacja umożliwia nie tylko sprawne wysyłanie zgłoszeń, ale też także pozwala na wzajemną komunikację, dzięki czemu organ rozpatrujący dany przypadek może pozostawać w stałym kontakcie z sygnalistą. Nadawca w dalszym ciągu pozostaje w pełni anonimowy, dzięki czemu ochrona zostaje zachowana i sygnalista nie musi obawiać się konsekwencji wynikających ze zgłoszenia. Odbiorca natomiast jest w stanie szybko i sprawnie rozwiązać problem.
Jak działa system obsługi zgłoszeń sygnalistów?
System obsługi zgłoszeń sygnalistów to prosty w użytku formularz dostępny przez przeglądarkę. Sygnalista wypełnia formularz, a po wysłaniu go w szyfrowany sposób dokument trafia do bazy danych, gdzie zostaje poddany analizie przez osoby do tego upoważnione. Po przeanalizowaniu wniosku zostają podjęte działania naprawcze zgodnie z ustalonym planem działania, sam wniosek zaś zostaje zamknięty i przeniesiony do archiwum.
Wybierz panel sygnalisty do przyjmowania zgłoszeń OXARI Sygnalista!
Planujesz wdrożenie systemu ochrony sygnalistów i szukasz zaufanego dostawcy oprogramowania? Program Sygnalista OXARI to praktyczna platforma, która umożliwi bezpieczną wymianę informacji między stronami. Skontaktuj się z nami, aby poznać więcej szczegółów dotyczących oferty. Masz dodatkowe pytania? Chętnie rozwiejemy wszelkie wątpliwości!
