W dobie cyfryzacji coraz więcej działów w organizacjach poszukuje narzędzi usprawniających codzienne operacje. Jednym z takich rozwiązań jest system ITSM, który – choć pierwotnie stworzony dla działów IT – znajduje zastosowanie również w innych obszarach, takich jak HR. W jakich procesach spoza IT można wykorzystywać system ITSM w przedsiębiorstwie?
Czym jest ITSM i dlaczego warto stosować go poza IT?
ITSM to zarządzanie usługami IT koncentrujące się na dostarczaniu wartości dla klienta poprzez odpowiednie zarządzanie procesami, technologiami i ludźmi. Standardowo rozwiązanie to obejmuje procesy, takie jak zarządzanie incydentami czy zmianami.
Wykorzystanie ITSM w sektorze HR, pozwala na uporządkowanie i automatyzację procesów. Przekłada się to na zwiększenie efektywności i jakości świadczonych usług. Digitalizacja procesów HR dzięki ITSM sprawia, że działy zarządzania zasobami ludzkimi mogą lepiej zarządzać swoimi zadaniami, ograniczając błędy i oszczędzając czas.
Digitalizacja procesów HR z wykorzystaniem ITSM
Digitalizacja procesów HR z użyciem ITSM umożliwia nie tylko automatyzację codziennych zadań, ale również lepsze zarządzanie kluczowymi aspektami pracy w dziale kadr. Zespoły HR zyskują w ten sposób precyzyjne narzędzia do monitorowania i usprawniania procesów. Standaryzacja procedur w ramach ITSM wspiera tworzenie skalowalnych rozwiązań, które mogą być łatwo adaptowane do zmieniających się wymagań organizacji.
Szybkie i bezbłędne tworzenie kont dla nowych pracowników
ITSM dla HR pozwala zautomatyzować proces zakładania kont w systemach firmowych dla nowo zatrudnionych osób. Takie rozwiązanie eliminuje ryzyko błędów i przyspiesza uzyskanie dostępu do niezbędnych narzędzi. Proces tworzenia kont staje się przejrzysty, a każde nowe konto może zostać skonfigurowane zgodnie ze specyfiką stanowiska.
Automatyzacja procesu onboardingu
Kompleksowe narzędzie ITSM wspiera tworzenie standardowych procedur wdrożeniowych – rozwiązanie zapewnia spójność onboardingu każdego pracownika oraz pozwala na monitorowanie postępów w adaptacji. Możliwość wysyłania automatycznych przypomnień o zadaniach do wykonania sprzyja lepszej organizacji pierwszych dni pracy.
Sprawne zarządzanie dostępami i uprawnieniami pracowników
Systemy ITSM umożliwiają centralne zarządzanie uprawnieniami, co ułatwia przydzielanie i odbieranie dostępu do różnych zasobów w zależności od roli pracownika. Możliwość generowania raportów zgodności daje możliwość błyskawicznej identyfikacji potencjalnych błędów oraz wprowadzania niezbędnych zmian w uprawnieniach.
Cyfrowe śledzenie i wydawanie narzędzi pracy
ITSM od OXARI wykorzystuje funkcje Asset Management OXARI do zarządzania sprzętem i monitorowania przydzielonych urządzeń i oprogramowania. Cyfrowe rejestry pozwalają na bieżąco weryfikować, kto korzysta z określonego narzędzia, oraz zarządzać jego terminowym zwrotem lub wymianą.
Zarządzanie szkoleniami – organizacja i kontrola postępów
ITSM dla HR może wspierać planowanie szkoleń, rejestrację uczestników oraz śledzenie ich postępów. Generowanie spersonalizowanych harmonogramów szkoleniowych, na przykład z podziałem na zajmowane stanowiska, pomaga lepiej dopasować rozwój pracowników do strategii firmy.
Usprawnione składanie i przetwarzanie wniosków urlopowych
Automatyzacja wniosków urlopowych poprzez ITSM przyspiesza ich obieg, redukuje błędy i zapewnia lepszą organizację pracy w zespole. Każdy wniosek jest automatycznie przypisywany do odpowiedniej osoby zatwierdzającej, skracając czas oczekiwania na decyzję.
Elektroniczne akceptacje wniosków – szybkość i przejrzystość
Elektroniczne akceptacje wniosków zapewniają transparentność i szybkość w podejmowaniu decyzji dotyczących różnych zapytań pracowniczych. System archiwizuje wszystkie zatwierdzone wnioski i zapewnia tym samym łatwy dostęp do historii decyzji.
Korzyści z wykorzystania ITSM w procesach HR
Implementacja ITSM w HR przynosi szereg korzyści. Należą do nich między innymi:
- Zwiększenie efektywności – automatyzacja rutynowych zadań pozwala pracownikom HR skupić się na bardziej strategicznych działaniach.
- Poprawa jakości usług – standaryzacja procesów minimalizuje błędy i zapewnia spójność działań.
- Lepsza kontrola i monitorowanie – ITSM umożliwia śledzenie statusu różnych procesów i szybkie identyfikowanie obszarów wymagających usprawnień.
Zadowolenie pracowników – kompleksowe zarządzanie wnioskami i uprawnieniami zgodnie z RODO przyspiesza procesy HR, wpływa pozytywnie na doświadczenia pracowników w organizacji oraz gwarantuje spełnianie obowiązujących przepisów.
Jak wybrać system ITSM dostosowany do potrzeb HR?
Wybierając system ITSM dla działu HR, warto skupić się na potrzebach i możliwościach organizacji. Jakie czynniki oprogramowania wziąć pod uwagę?
- Elastyczność i możliwość dostosowania – system powinien umożliwiać konfigurację procesów zgodnie ze specyfiką działu HR.
- Intuicyjny interfejs – łatwy w obsłudze system sprawia, że pracownicy HR szybko uczą się korzystać z nowego rozwiązania.
- Integracja z innymi systemami – możliwość połączenia z istniejącymi narzędziami w organizacji zapewnia płynność procesów.
- Funkcje specyficzne dla HR – system ITSM dla HR powinien obsługiwać funkcje, takie jak zarządzanie szkoleniami, wnioskami czy onboardingiem.
Chcesz usprawnić procesy HR w swojej organizacji i skorzystać z zalet, jakie niesie digitalizacja z wykorzystaniem ITSM? Zapoznaj się z ofertą OXARI i podnieś efektywność organizacji!
