Inwentaryzacja IT to kluczowy element zarządzania zasobami firmy działającej w branży informatycznej. Chodzi nie tylko o stworzenie ewidencji urządzeń końcowych czy wyposażenia serwerowni, ale również o kontrolę nad używanym oprogramowaniem np. w kontekście wygasania licencji. Jak podejść do tego zadania? Najlepszym wyjściem jest sięgnięcie po system, który pozwoli zautomatyzować inwentaryzację sprzętu i oprogramowania. Dowiedz się więcej na ten temat.
Inwentaryzacja sprzętu i oprogramowania w firmie IT – dlaczego to konieczność?
Firma działająca w branży informatycznej ma duże zapotrzebowanie zarówno na sprzęt, jak i na software. Dlatego, aby spełnić wymogi prawne związane z ewidencjonowaniem majątku firmy, jak i zyskać kontrolę nad zasobami IT, taka organizacja potrzebuje dobrego systemu. Bez niego trudne jest świadome, „zwinne” i skuteczne zarządzanie aktywami informatycznymi.
Powód jest prosty: osoby, których zadaniem jest prowadzenie asset managementu, potrzebują stałego dostępu do rzetelnych i aktualnych danych o zasobach IT na każdym etapie ich cyklu życia. Dlatego jest konieczna sprawna inwentaryzacja sieci komputerowej – tak, aby w ewidencji były uwzględnione wszystkie używane urządzenia końcowe i programy.
To nie tylko kwestia wymogów prawnych. Inwentaryzacja komputerów to konieczność również z powodów pragmatycznych związanych z optymalizacją wykorzystania tych zasobów. Zaniedbanie tej sfery może doprowadzić np. do:
- powstania zbędnych wydatków, które niepotrzebnie obciążą budżet organizacji,
- braków sprzętowych – gdy np. okaże się, że licencja na kluczowy software wygasła, a nieserwisowany serwer odmówił posłuszeństwa,
- nadmiernego pobierania sprzętu przez pracowników, mimo że nie ma na to realnego zapotrzebowania,
- problemów z ustaleniem, w jaki sposób są używane urządzenia IT , które znajdują się w zasobach Twojej firmy.
Dlatego coraz więcej firm inwestuje w systemy typu ITSM przeznaczone do inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania, czyli oprogramowanie asset management.
Inwentaryzacja IT, czyli jak wygląda profesjonalny asset management
Wybranie dobrego systemu umożliwiającego inwentaryzację sieci komputerowej pozwala znacznie lepiej i świadomiej wykorzystać zasoby firmowe. Takie oprogramowanie daje szansę na pełną integrację informacji dotyczących sprzętu używanego przez pracowników z ewidencją składników majątku firmy.
W ramach systemu asset management można oczekiwać m.in.:
- automatycznej inwentaryzacji komputera, a zatem odczytania jego konfiguracji sprzętowej i oprogramowania oraz możliwość kontroli,
- bieżącego aktualizowania rejestru zasobów IT firmy – tak, aby osoba zarządzająca nimi miała stały dostęp do informacji,
- możliwości ewidencjonowania innych aktywów firmy – np. urządzeń medycznych czy wyposażenia linii produkcyjnej,
- powiązywania ze sobą wybranych zasobów za pomocą relacji – tak, aby można było je precyzyjnie przypisać do poszczególnych kategorii,
- sprawnego przyjmowania zgłoszeń – zarówno dotyczących zapotrzebowania pracowników na dane zasoby, jak i tych serwisowych oraz śledzenia ich statusu, aż do momentu likwidacji danego zasobu,
- klarownych i przejrzystych statystyk i raportów, które pozwalają managerom nie tylko wykonać inwentaryzację sieci komputerowej, ale i podejmować świadome decyzje dotyczące kolejnych inwestycji i zwiększania zasobów IT firmy.
Dzięki funkcjonalnościom, jakie daje oprogramowanie asset management, jest ono coraz powszechniej wykorzystywane nie tylko do inwentaryzacji komputerów, ale i oprogramowania.
Jak wybrać oprogramowanie do inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania?
Znalezienie dobrego systemu ITSM do inwentaryzowania IT wymaga precyzyjnego określenia potrzeb własnej organizacji i zestawienia ich z funkcjonalnością poszczególnych rozwiązań i narzędzi. Dlatego decyzję warto podjąć po konsultacji z ekspertami i przetestowaniu wersji demo we własnym środowisku. Taką możliwość daje np. OXARI – system stworzony przez specjalistów, którzy od ponad 20 lat rozwijającą systemy dla zespołów IT, w skład którego wchodzi między innymi zaawansowany moduł oprogramowania Serivce Desk optymalizujacego proces obsługi zgłoszeń czy system MDM, który umożliwia zdalne zarządzanie urządzeniami mobilnymi. Co więcej, OXARI może pomóc Twojej organizacji spełnić wymagania dyrektywy NIS 2 dotyczącej cyberbezpieczeństwa, zapewniając kompleksowe narzędzia do monitorowania i zarządzania infrastrukturą IT.
