Organizacje dysponują ogromną rzeszą zasobów IT niezbędnych do prawidłowej realizacji procesów biznesowych. Każdy pracownik korzysta ze sprzętu komputerowego czy urządzeń mobilnych wyposażonych w licencjonowane oprogramowanie. Zarządzanie zasobami IT pozwala gromadzić informacje na temat posiadanego wyposażenia oraz monitorować jego cykl życia, gwarantując sprawne działanie sprzętu, aktualność systemów oraz bezpieczeństwo danych. Na czym dokładnie polega zarządzanie zasobami IT w firmie i jakie narzędzia wspierające ten proces warto wdrożyć? Przekonajmy się.
Co to jest zarządzanie zasobami IT?
Zarządzanie zasobami IT (ang. IT Asset Management, w skrócie ITAM) jest niezbędne do monitorowania stanu zasobów w organizacji. Czym jest asset management? Proces ten gwarantuje prawidłowość zarządzania zasobami na każdym etapie cyklu ich życia, obejmując procesy takie jak wdrażanie, utrzymywanie, rozliczanie oraz terminowe wyłączanie z użytku wyeksploatowanych zasobów organizacji.
Czym są zasoby IT? Określenie to dotyczy przeważnie dóbr materialnych i może obejmować sprzęt, systemy czy różnego rodzaju oprogramowanie. Zasoby te mają ograniczony okres przydatności związany z pogarszającym się stanem technicznym spowodowanym eksploatacją czy też kończącą się licencją w przypadku oprogramowania stosowanego w przedsiębiorstwie. Dlatego właśnie konieczne jest monitorowanie stanu wszystkich zasobów, aby mieć pewność, na jakim etapie cyklu życia obecnie się znajdują. Właściwe zarządzanie zasobami IT przede wszystkim wspiera proces inwentaryzacji w firmie, a także wpływa na optymalizację zużycia zasobów.
Inwentaryzacja zasobów IT stanowi prawny obowiązek każdej organizacji. Rejestr wykorzystywanego sprzętu oraz oprogramowania pozwala określić rzeczywisty stan urządzeń. Nie określono konkretnego sposobu, w jaki organizacja powinna prowadzić ewidencję sprzętu. W przypadku mniejszych firm może sprawdzić się tradycyjna ewidencja przeprowadzana ręcznie, jednak w przypadku większych korporacji dysponującej setkami, a nawet tysiącami zasobów w postaci komputerów, telefonów, systemów i licencji, takie zadanie może się okazać niewykonalne bez użycia specjalistycznego oprogramowania takiego jak ITAM.
Na czym polega proces zarządzania zasobami IT?
Zarządzanie zasobami IT jest złożonym procesem i obejmuje liczne zadania, które muszą być wykonywane regularnie i długotrwale. Jakie to zadania?
- Inwentaryzacja. W procesie inwentaryzacji określa się rzeczywisty stan urządzeń – liczbę, rodzaj oraz stan posiadanych zasobów, lokalizację, datę czy wartość. Uzyskane na tym etapie informacje są również pomocne do ewentualnego rozliczenia użytkowników odpowiedzialnych za eksploatację sprzętu.
- Monitorowanie. Bieżące monitorowanie zasobów IT przez cały cykl życia daje stały dostęp do informacji na temat rzeczywistego stanu urządzeń. Obserwacja pozwala odpowiednio wcześnie zareagować na różne zdarzenia związane z zasobami, na przykład nadchodzące wygaśnięcie licencji czy gwarancji. Na podstawie historii awarii sprzętu można też przewidzieć konieczność serwisowania albo wymiany sprzętu w najbliższym czasie.
- Serwisowanie. Proces obejmuje wszelkie czynności związane z poprawą stanu technicznego eksploatowanego sprzętu, w tym naprawę, konserwację, modernizację czy wymianę zasobów.
- Planowanie. Gromadzenie danych dotyczących rzeczywistego stanu zasobów firmy pozwala określić etapy cyklu ich życia. Na tej podstawie organizacja może oszacować budżet konieczny do podjęcia działań mających na celu utrzymanie oczekiwanego poziomu zasobów niezbędnych do realizacji usług IT świadczonych na takim samym, a nawet wyższym poziomie.
System do zarządzania zasobami IT – dlaczego warto go wdrożyć?
Zarządzanie zasobami IT nie tylko stanowi wymóg prawny, ale także pozwala skutecznie monitorować stan sprzętu i oprogramowania w celu szybkiego reagowania na wszelkie zmiany i podnoszenia wydajności procesów. Aby zmaksymalizować korzyści wynikające z odpowiedzialnego zarządzania zasobami IT, organizacje chętnie korzystają ze zautomatyzowanych narzędzi takich jak system IT Asset Management. Dlaczego warto wdrożyć to rozwiązanie w swojej firmie?
- Jedno źródło rzetelnych informacji o zasobach. Zarządzanie zasobami IT prowadzone w sposób centralizowany eliminuje chaos związany z przepływem informacji, pozwala uschematyzować i uporządkować proces inwentaryzacji oraz monitorowania sprzętu. Wykorzystanie systemu ITAM eliminuje również konieczność angażowania w ten proces pracowników, którzy mogą zająć się ważniejszymi zadaniami, które nie mogą zostać zautomatyzowane.
- Optymalizacja wykorzystania zasobów. Bieżące monitorowanie stanu zasobów pozwala poprawić jakość ich wykorzystania. Planowanie zakupu sprzętu na podstawie rzeczywistego stanu technicznego urządzeń oraz zapewnianie odpowiedniej wydajności zasobów poprzez terminowe serwisowanie przekłada się bezpośrednio na oszczędności finansowe organizacji.
- Dbałość o ciągłość działania. Zarządzanie sprzętem oraz oprogramowaniem przy pomocy ITAM daje pewność, że zasoby są odpowiednio serwisowane i konfigurowane oraz mają aktualne licencje. Nadzór pozwala uniknąć problemów związanych z awariami czy utratą danych.
- Bezpieczeństwo. Regularne aktualizacje zasobów przy pomocy systemu Asset Management ograniczają podatność sprzętu na ataki i awarie. Warto zaznaczyć, że takie podejście jest szczególnie istotne w kontekście dyrektywy NIS2, która nakłada na organizacje szereg wymogów związanych z cyberbezpieczeństwem. Wdrożenie odpowiednich narzędzi do zarządzania zasobami IT może znacząco ułatwić spełnienie tych wymagań i zapewnić lepszą ochronę infrastruktury cyfrowej.
Narzędzia do zarządzania zasobami IT
Narzędzia do zarządzania zasobami IT skutecznie wspierają organizację w prawidłowym nadzorowaniu stanu urządzeń i oprogramowania. System ITAM umożliwia automatyczny odczyt wymaganych informacji wraz z pełną obsługą procesu inwentaryzacyjnego środowiska IT. Rozwiązanie wspiera procesy ITIL poprzez tworzenie innowacyjnej i odpowiedzialnej organizacji. Warto również podkreślić, że zintegrowane z ITAM systemy Service Desk wspierają organizacje w efektywnym zarządzaniu zgłoszeniami i incydentami, co jest kluczowe dla utrzymania ciągłości działania oraz szybkiej reakcji na problemy techniczne. Kontrolowanie, monitorowanie oraz analizowanie danych dotyczących zasobów IT przy użyciu nowoczesnych narzędzi ITAM stanowi jeden z istotnych czynników w budowaniu silnego, konkurencyjnego i zaufanego przedsiębiorstwa.
