Ponad 50 tysięcy jednostek sektora finansów publicznych zyskało ostatnio nieco więcej czasu na przygotowanie się do synchronizacji rejestru umów. Centralna baza danych miała zostać uruchomiona już na początku 2024 r., jednak ten termin został ustawowo przesunięty. Nie należy jednak odkładać wdrażania zmian na później – warto wykorzystać dodatkowy czas na prawidłową implementację systemu zarządzania dokumentami.
Czym jest Centralny Rejestr Umów?
Centralny Rejestr Umów będzie mieć formę ogólnokrajowej bazy danych obejmującej niemal wszystkie umowy zawierane przez jednostki sektora finansów publicznych – w tym samorządu terytorialnego. Ten system zarządzania dokumentami i ich prezentacji ma być dostępny w internecie, dzięki czemu każda zainteresowana osoba będzie w stanie pozyskać potrzebne informacje. Rejestr będzie również wyposażony w wyszukiwarkę umożliwiającą filtrowanie umów według poszczególnych danych – na przykład przedmiotu lub wartości przedmiotu umowy.
Centralny Rejestr Umów bywa potocznie nazywany „rejestrem 500+”. Taka nazwa wynika z tego, że ma on zebrać w jednym miejscu dane o umowach zawieranych przez samorządy z całej Polski na kwotę powyżej 500 złotych. Informacje zamieszczane w rejestrze będą dotyczyć tych umów, które podlegają udostępnieniu na podstawie Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Są to na przykład umowy zlecenia, o dzieło, na wykonanie inwestycji czy nawet zamówienia cateringu. Koniecznym warunkiem jest to, że kwota musi przekraczać 500 zł.
W państwowej ewidencji umów cywilno-prawnych będą się musiały znaleźć następujące dane:
- numer umowy (jeśli go nadano),
- data i miejsce zawarcia umowy,
- okres obowiązywania umowy,
- strony umowy (przedstawiciele),
- przedmiot umowy,
- wartość przedmiotu umowy,
- informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.
Co więcej, dane w Centralnym Rejestrze Umów trzeba będzie aktualizować, jeśli w dokumentach zajdą zmiany – na przykład zostaną one rozwiązane za zgodą stron, wypowiedziane lub wygasną.
W jaki sposób dane będą trafiać do systemu zarządzania dokumentami?
Dokumenty będą przekazywane do Centralnego Rejestru Umów przez urzędy podlegające takiemu obowiązkowi. Co więcej, instytucje będą zobowiązanie do wprowadzenia synchronizacji rejestru umów w lokalnym urzędzie z centralną bazą danych. Jest to jednym z wymogów mającej wejść w życie ustawy. Aby go spełnić, należy wdrożyć odpowiedni system zarządzania dokumentami, który umożliwi automatyczne przekazywanie dokumentów do Centralnego Rejestru Umów. Natomiast w celu optymalizacji funkcjonowania systemu, warto rozważyć wdrożenie modułu Service Desk, który usprawnia procesy rejestracji i obsługi zgłoszeń.
Zgodnie z przepisami „[k]to nie wykonuje lub nie dopuszcza do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów, o którym mowa w art. 34a ust. 1, albo podaje w nim nieprawdziwe dane, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”.
Kiedy wejdą w życie nowe zasady?
Prowadzenie ewidencji umów cywilno-prawnych zsynchronizowanej z Centralnym Rejestrem Umów miało się rozpocząć 1 stycznia 2024 r. Ten obowiązek zostanie jednak wdrożony znacznie później, co potwierdza nowelizacja ustawy z 16 sierpnia 2023 r., która obecnie czeka na podpis Prezydenta.
Zgodnie z pierwotnym zamysłem od początku przyszłego roku wszystkie jednostki samorządu terytorialnego miały być zobowiązane do zamieszczania danych umów zawartych od 1 stycznia 2022 r. w bazie prowadzonej przez Ministra Finansów. Samo ministerstwo przyznaje jednak, że zarówno konkretne przepisy, jak i sama baza są wciąż niedopracowane. Właśnie dlatego termin wdrożenia Centralnego Rejestru Umów przeniesiono – wstępnie mówi się o początku 2026 r.
Czy to oznacza, że urzędnicy mogą odetchnąć z ulgą i czekać na wyznaczenie nowej daty? Nie do końca. Warto pamiętać, że prowadzenie ewidencji umów cywilno-prawnych dotyczy wszystkich dokumentów zawartych od początku 2022 roku. Chociaż obowiązek synchronizacji rejestrów umów z centralną bazą zostanie wprowadzony dopiero za kilka lat, dane trzeba więc już teraz prawidłowo archiwizować. W momencie uruchomienia państwowego systemu zarządzania dokumentami trzeba będzie je bowiem niezwłocznie do niego przekazać. W tym celu warto już dziś pomyśleć o odpowiednim narzędziu, które pozwoli sprostać wymogom ustawowym.
System zarządzania dokumentami dla urzędów – jaki powinien być?
Ważną cechą dobrego systemu zarządzania dokumentami jest możliwość dostosowania go do indywidualnych potrzeb danego urzędu. Takie właśnie jest narzędzie od OXARI. Ten system ewidencji umów cywilno-prawnych został stworzony specjalnie z myślą o zmianie w przepisach i prowadzeniu Centralnego Rejestru Umów. Jego główną funkcją jest rejestracja umów zawieranych z kontrahentami i osobami fizycznymi w formie pisemnej, elektronicznej, dokumentowej lub innej formie szczególnej (zgodnie z wymogami ustawy).
Ewidencję umów cywilno-prawnych prowadzoną w tym programie można automatycznie zsynchronizować z Krajowym Rejestrem Umów. Dzięki temu spełnia się założenia ustawy i można sprostać wszystkim jej wymaganiom. Warto pamiętać, że niestosowanie się do przepisów jest zagrożone nawet karą więzienia – program musi więc mieć wszystkie istotne funkcjonalności. System OXARI Centralny Rejestr Umów pozwala na gromadzenie i archiwizowanie dokumentów we właściwy, a do tego wygodny sposób. Do każdego wpisu w ewidencji umów cywilno-prawnych jest dołączana informacja o:
- rodzaju umowy,
- dacie zawarcia umowy,
- opiekunie umowy.
Można w nim umieścić także skan dokumentu, dzięki czemu urząd centralny automatycznie zyskuje do niego wgląd. System może również pobierać dane kontrahentów z bazy GUS, co znacząco oszczędza czas i wysiłek personelu.
Choć wprowadzenie ustawy o Centralnym Rejestrze Umów zostało przesunięte w czasie, nie warto lekceważyć obowiązków, jakie czekają urzędników po jego wdrożeniu. Aby nie narazić się na chaos organizacyjny, warto przygotować się już dzisiaj do uruchomienia państwowej bazy danych. O właściwe archiwizowanie umów najlepiej zadbać od razu, ponieważ do Centralnego Rejestru Umów będzie trzeba przekazać również dokumenty sporządzone przed jego powstaniem.
