Organizacje działające w branży IT na co dzień korzystają z ogromnych zasobów sprzętu informatycznego i oprogramowania w chmurze. Zarówno urządzenia wykorzystywane stacjonarnie jak i sprzęty przekazywane użytkownikom wymagają ścisłego nadzoru i ewidencjonowania w ramach aktywów firmy. Aby ułatwić zapanowanie nad danymi dotyczącymi zasobów oraz usprawnić funkcjonowanie firmy wykorzystuje się system asset management. Co to jest asset management i jak to rozwiązanie wspiera zarządzanie oprogramowaniem oraz sprzętem w firmie IT?
Co to jest asset management?
Wyrażenie asset management w tłumaczeniu na język polski może oznaczać zarządzanie aktywami lub zarządzanie zasobami. Natomiast w branży informatycznej sformułowanie to oznacza zautomatyzowaną ewidencję zasobów IT w ramach jednego i spójnego systemu. Asset management to nowoczesne rozwiązanie, które umożliwia zintegrowanie informacji na temat sprzętu i oprogramowania wykorzystywanego w firmie. Praktyczne oprogramowanie stanowi kluczowy element procesu zarządzania zasobami. Co to jest zarządzanie zasobami IT? W skrócie proces ten pozwala gromadzić informacje na temat mienia firmy oraz monitorować jego cykl życia, gwarantując sprawne działanie sprzętu, aktualność systemów oraz bezpieczeństwo danych.
Ewidencja zasobów IT, czyli rejestr wszystkich sprzętów informatycznych wykorzystywanych w firmie ma na celu określenie rzeczywistego stanu urządzeń oraz rozliczenie osób odpowiadających za eksploatację konkretnych zasobów. Dlaczego proces inwentaryzacji zasobów wymaga stosowania zaawansowanego oprogramowania? Asset management pozwala spełnić warunki prawne dotyczące ewidencji majątku firmy. W dużych organizacjach z rozbudowaną strukturą proces ten staje się bardzo wymagający. Odpowiednie oznakowanie każdego urządzenia, wprowadzenie go do bazy danych oraz regularna aktualizacja stanu wszystkich zasobów to zadanie pracochłonne i czasochłonne – ręczna ewidencja może się w tym przypadku okazać bardzo trudna lub wręcz niewykonalna. Wykorzystanie systemu asset management ma więc wpływ na sprawniejsze oraz bardziej świadome zarządzanie biznesem.
Na czym polega asset management dla IT?
Asset management dla IT zapewnia sprawne tworzenie ewidencji zasobów oraz zarządzania nimi. Automatyzacja tego procesu gwarantuje precyzyjne dopełnienie wszelkich formalności związanych z przekazaniem, zwrotem czy likwidacją danego zasobu.
Jakie są najważniejsze funkcje systemu asset management?
- Automatyczna inwentaryzacja komputerów i innych zasobów IT – dokładna ewidencja eliminująca ryzyko pominięcia urządzenia czy licencji na software,
- Sprawne rejestrowanie zgłoszeń serwisowych od użytkowników – kategoryzowanie zgłoszeń tak, aby wsparcie techniczne zostało udzielone na właściwym poziomie,
- Sprawny dostęp do wszystkich informacji o zasobach – dostęp m.in. do konfiguracji sprzętowo-systemowej komputerów, co ułatwia zaplanowanie wymiany urządzenia lub wykonanie prac serwisowych,
- Precyzyjny nadzór nad stanem infrastruktury IT – wczesne identyfikowanie słabych punktów infrastruktury oraz ich efektywne eliminowanie,
- Analiza SLA – monitorowanie standardu poziomu dostępności usług.
Jakie korzyści dla firmy niesie wdrożenie asset management?
Wdrożenie systemu asset management niesie za sobą wiele korzyści. Lista zadań związanych z inwentaryzacją zasobów IT i zarządzaniem nimi jest długa. By móc wykonywać je poprawnie, konieczny jest stały dostęp do danych aktualizowanych w czasie rzeczywistym.
Jakie najważniejsze korzyści dotyczące usprawnienia funkcjonowania organizacji płyną z wdrożenia asset management w organizacji IT?
- Zwiększenie kontroli nad stanem zasobów w taki sposób, aby zoptymalizować związane z tym koszty,
- Nadzorowanie kontroli dostępu poprzez przyznawanie określonym użytkownikom dostępu do konkretnych obszarów środowiska,
- Zwiększenie ochrony przed atakami dzięki ustaleniu konfiguracji sprzętowo-systemowej ograniczającej podatność sprzętu na ataki i awarie,
- Dbanie o ciągłość działania infrastruktury IT np. poprzez aktualizowanie licencji czy odpowiednie backupowanie systemów,
- Ułatwienie podejmowania decyzji o kolejnych postanowieniach strategicznych takich jak odnowienie licencji na określone oprogramowanie lub wdrożenie lepszego narzędzia.
Asset management odczytuje dokładną konfigurację sprzętu, wykrywa nowe urządzenia w infrastrukturze oraz jest wyposażony w mechanizm synchronizacji z katalogiem, przez co optymalizuje pracę całej firmy i pozwala mieć wszystkie elementy infrastruktury IT pod kontrolą. Oprogramowanie może także zostać zintegrowane z CMBD oraz zostać wykorzystane do wsparcia obsługi zgłoszeń serwisowych za pomocą ServiceDesku.
Jak wybrać oprogramowanie asset management dla swojej firmy?
Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi typu asset management. Zanim wybierzemy konkretne rozwiązanie, warto upewnić się, że system spełnia najważniejsze wymagania oraz został wyposażony w funkcje, które rzeczywiście pomogą usprawnić pracę organizacji.
Jakie kwestie będą istotne?
- Automatyczna inwentaryzacja komputerów i innych zasobów w ramach systemu, w czasie rzeczywistym, z mechanizmem synchronizacji z katalogiem,
- Intuicyjny dashboard dostępny w wersjach dla użytkownika, opiekuna i managera,
- Możliwość samodzielnego tworzenia i definiowania atrybutów zasobów oraz własnych protokołów przekazania, zwrotu czy likwidacji zasobu,
- Opcja modelowania dowolnego typu dokumentów, z możliwością definiowania odpowiedniej numeracji i właściwości opisujących,
- Dostępność kreatora formularzy zgłoszeń,
- Możliwość definiowania własnych widoków list zasobów IT np. z uwzględnieniem konfiguracji sprzętowo-systemowej komputerów,
- Opcja automatycznej rejestracji zgłoszeń przez e-mail
- Możliwość zintegrowania systemu z innymi programami – na przykład służącymi do obsługi ServiceDesku czy CMBD
- Obecność mechanizmu synchronizacji z katalogiem.
Takie możliwości daje m.in. system OXARI Asset Management. Oprogramowanie zostało stworzone z myślą o sprawnej inwentaryzacji sieci komputerowej w każdej organizacji. Narzędzie stanowi skuteczne wsparcie dla firm poszukujących nowoczesnego, wydajnego narzędzia z możliwością dopasowania jego działania do konkretnych potrzeb. Automatyczny odczyt danych wraz z pełną obsługą procesu inwentaryzacyjnego pozwala organizacjom działać zgodnie z wymaganiami formalnymi. Wybierz sprawdzony system asset management – zoptymalizuj pracę całej firmy i świadomie zarządzaj swoim biznesem!
